15.12.2008

1 Entscheidungskriterien für den Einsatz eines Planungstools

1.1 Spezifische Herausforderungen der Unternehmensplanung
 
Die Planung stellt besondere Herausforderungen an die Softwareunterstützung. Daten zu aggregieren ist die ureigenste Domäne von IT-Systemen. Das thematisch integrierte Planen sowohl aggregierter als auch detaillierter Daten in einem Gegenstromverfahren stellt aber IT-Tools vor große Probleme. Für die Planung als Grundlagen wichtige Ist- oder Vorschaudaten müssen über mehrere Instanzen geladen und zur Verfügung gestellt werden, Plandaten selbst müssen in mehreren Zyklen bearbeitet und wieder in operativen Systeme zurückgeschrieben werden (s. Abbildung 1).
 
Für die IT-Unterstützung stellen sich im Planungsprozess folgende Herausforderungen:

• Unternehmen sind laufenden Veränderungen unterworfen und planungsrelevante Stammdaten ändern sich daher regelmäßig. Änderungen in den Strukturen im Ist-System (z.B. neue Profitcenter, Produktgruppen) müssen möglichst ohne doppelten Pflegeaufwand auch in den Planungssystemen verfügbar sein. Dies stellt besondere Herausforderungen an die Flexibilität von Planungssystemen.
• Häufig werden die für die Planung verwendeten Daten in unterschiedlichen Systemen gehalten, woraus hohe Anforderungen an die Konnektivität der Planungssysteme gestellt werden.
• Um die Planenden sinnvoll zu unterstützen, müssen in der Regel Ist-Daten an das Planungssystem angebunden werden. Die Datenstrukturen müssen dafür harmonisiert werden.
• Im Planungsprozess werden auch häufig unstrukturierte Informationen wie Kommentare und Dokumente verwendet, die bei der Datenhaltung berücksichtigt werden müssen.
• Der Planungsstand muss versionierbar und verwaltbar sein, die Bearbeitung der Planung muss durch ein Berechtigungskonzept gesteuert werden.
• Planungsprozesse sind hochgradig unternehmensindividuell und daher nur schwer mit einem vorgefertigten Planungsschema abzubilden. Ein Planungssystem ist daher in der Regel ohne entsprechende Anpassungen und Adaptierung kaum einsetzbar.

1.2 Praxisproblem
 
Trotz der hohen technischen und prozessbezogenen Anforderungen in der Planung sind in der Praxis sehr häufig MS-Excel-Lösungen anzutreffen (s. Abbildung 2). Die typischerweise hohe Dezentralität der Planung und der in mehreren Schleifen ablaufende Prozess stellen Anforderungen an die Planungsunterstützung, denen Excel nur unzureichend gerecht werden kann. Insbesondere der hohe Wartungsaufwand und die hohe Fehleranfälligkeit sprechen gegen Planungen in MS-Excel.
 
Nachstehend sind typische Vor- und Nachteile einer Excel-basierten und einer durch ein Planungswerkzeug unterstützten Planung gegenübergestellt (s. Abbildung 3 bzw Abbildung 4).
 
Mit der Intensivierung der Erwartungsrechnung im Unternehmen verstärken sich die jeweiligen Vor- und Nachteile, der wesentliche Nachteil der temporären Nutzung eines Planungswerkzeugs nimmt damit aber ab.
 
1.3 Lösungsansatz

Die lange Liste der Nachteile einer Planung mit Microsoft Excel liegt die Empfehlung nahe, ein Planungswerkzeug zu verwenden. De facto bestehen mehrere technische Möglichkeiten die Planung in einer Tabellenkalkulationslösung abzulösen:

• Planung im Transaktionssystem (ERP-System)
• Planung unter Nutzung der OLAP-Technologie  sowie
• Planung in einem dezidierten Planungswerkzeug (Auch Planungswerkzeuge nutzen z.T. OLAP-Technologie, unterscheiden sich von reinen OLAP-Werkzeugen aber durch vorkonfigurierte Planungsfunktionen (z.B. Saisonalisierung der Planung) und betriebswirtschaftliche Inhalte (z.B. Abbildung einer integrierten Unternehmensplanung).

Transaktionssysteme (z.B. SAP R/3) bieten zwar meist Planungsunterstützung an, sind aber dominant an der Verarbeitung von Geschäftsfällen (z.B. Fakturieren, Buchen) orientiert. Die englische Gattungsbezeichnung der Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) ist daher irreführend. Die Planung muss im ERP-System häufig auf einem der Verarbeitung der Istzahlen ähnlichen Detaillierungsniveau erfolgen und ist für die Benutzer meist unkomfortabel und aufwändig. Am ehesten eignet sich ein Transaktionssystem zur Planung im Detail in überschaubaren Bereichen, z.B. der Gemeinkostenplanung auf Kostenstellen sowie für jene Planungsbereiche, die Kos-tenrechnungsfunktionalität benötigen, z.B. die Abrechnung von internen Leistungsbeziehungen im Plan. Sicherheitsaspekte in der Planung können über vorhandene Berechtigungskonzepte sehr gut abgedeckt werden, die dynamische Unternehmensentwicklung überfordert meist aber die starre, zentral gesteuerte Planung in ERP-Systemen.
 
OLAP-Werkzeuge als Pivottabellen mit dahinterliegender multidimensionaler Datenbank haben große Vorteile in der Flexibilität und Individualisierbarkeit. In einem Datenmodell können sehr viele Dimensionen angelegt sein. Typische Dimensionen sind:

• Kostenstelle oder Profit Center
• Kostenart
• Produkt
• Kunde
• Region
• Zeit etc.

Der Anwender ist mit dieser Multidimensionalität in der Planung häufig bereits bei der Eingabe überfordert. Aus den Planungsmasken ist häufig unklar, welche Planungsdimensionen und welche hierarchische Ebene aktiviert sind. Fehleingaben und Doppelerfassungen sind die Folge. Meist sind in der Planung im Gegensatz zur Auswertung auch nur wenige Dimensionen relevant. OLAP-Werkzeuge sind, da sie meist keine betriebswirtschaftliche Logik beinhalten und von Grund auf gecustomized werden müssen, nur in Teilbereichen, z.B. der Vertriebsplanung im Einsatz, wobei auch hier meist nur wenige Dimensionen (z.B. Produktumsatz nach Kunden) geplant und andere Dimension abgeleitet werden (z.B. Umsatz über die Postleitzahl des Kunden auch nach Regionen vorhanden).
 
Die Vorteile des Einsatzes eines dezidierten Planungswerkzeuges wurden genannt. Als Nachtei-le wurden dessen Kosten und die allfällig mangelnde Bedienerfreundlichkeit für temporäre Anwender genannt. Zu den Kosten ist zu sagen, dass in einem korrekten Kostenvergleich auch die primär im Controlling entstehenden Kosten der aufwändigen Führung eines excel-basierten Planungsinstrumentariums zu berücksichtigen sind und damit der Kostenvorteil der scheinbar billigen Excel-Lösung sinkt.
 
Die Bedienerfreundlichkeit der Applikation hängt von 3 Faktoren ab:

• die Gestaltung des Front-Ends selbst: hier setzen viele Hersteller bereits auf Excel, Excel-Add-Ins oder look-alikes, um den Schulungsaufwand zu reduzieren und eine einfache, an gewohnten Werkzeugen orientierte Bedienung sicherzustellen
• die Gestaltung der Planungsmasken: wie einfach oder kompliziert eine Planungsmaske bzw. ein Planungsformular zu befüllen ist, kann durch die Konzeptionsarbeit des Controllings gesteuert werden
• die Häufigkeit der Anwendung: wird Excel oder ein look-alike als Front-End verwendet, ist eine seltene Anwendung unkritisch. In einem Planungswerkzeug mit einer proprietären Oberfläche ist auch aus Gründen einer höheren Nutzungsfrequenz und Anwendungssicherheit die ohnehin sinnvolle Abwicklung von Planung und Forecast über dasselbe Werkzeug zu empfehlen.

Abbildung 5 vergleicht technische Unterstützungsvarianten und verdeutlicht die Vorteile des Einsatzes eines Planungswerkzeugs. Es muss aber darauf hingewiesen werden, dass meist auch nach Implementierung eines Planungstools nicht alle Planungsschritte in dieser Applikation abgebildet werden. Kostenrechnungsnahe Themen, z.B. Umlagen und Leistungsverrechnungen sind im ERP-System effizienter zu bewältigen als im Planungswerkzeug, da die Tarifermittlung im Ist ohnehin als kostenrechnerische Funktion vorhanden ist. Eine Arbeitsteilung könnte daher folgendermaßen aussehen:
 
1. Kostenstellenplanung im Planungswerkzeug
2. Übergabe der Daten an das Transaktionssystem
3. Pflege der Bezugsgrößen (z.B. Stunden) für interne Leistungsverrechnungen und statistischen Kennzahlen (z.B. m²) für Umlagen im Transaktionssystem
4. Ermittlung des Plantarifes (z.B. €/m²) im Transaktionssystem
5. Planung (Rechnung) der internen Leistungsverrechnungen und Umlagen im Transakti-onssystem einschließlich der notwendigen Iterationsschritte und
6. Übergabe der Kostenstellendaten einschließlich der Be- und Entlastungen an das Pla-nungswerkzeug.
 
2 Sonderthema: Workflow-Unterstützung in der Planung
 
2.1 Praxisproblem
 
Das Controlling ist für den termintreuen und möglichst reibungslosen Planungsablauf verantwortlich. Dem Controlling stehen aber meist keine Instrumente zur Verfügung, dieser Verantwortung seriös nachkommen zu können. Das Aufstellen eines Planungskalenders, eine hierarchische Unterstützung des Managements und persönliche Hartnäckigkeit helfen zwar, zu oft bemerkt das Controlling Verzögerungen im Planungsprozess erst, wenn Deadlines nicht eingehalten werden und Daten fehlen.
 
2.2 Lösungsansatz

In großen Organisationen kann die Implementierung einer Workflow-Unterstützung einen wichtigen Beitrag leisten, um die Termintreue in immer straffer organisierten Planungsprozessen si-cherzustellen.
Workflow-Lösungen haben eine Informations-, Kommunikations- und Systemfunktion und können folgende Verbesserungen im Planungsprozess bringen:

• Die Informationsfunktion gibt dem Controlling eine Übersicht über den Gesamtstatus des Planungsprozesses bzw. den Status einzelner Planender.
• Die Kommunikationsfunktion wird zur Durchführung automatischer Aktionen bei Statusänderungen, z.B. Benachrichtigungen über zu berücksichtigende nachträgliche Änderungen oder Erinnerungen an Termine, genutzt.
• Im Rahmen der Systemfunktion werden Pläne freigeben, geändert, gespeichert oder gesperrt. Diese Funktion kann allerdings redundant zu Verwaltungsfunktionen des ERP-Systems oder der Planungslösung sein.

Abbildung 6 illustriert die Rolle eines Workflow-Tools im Planungsprozess. Durch den Einsatz einer Workflow-Applikation wird nicht der Planungsprozess per se verbessert, sondern der vorhandene Planungsprozess überwachbar gemacht. Die Definition eines klaren Planungsprozesses einschließlich seiner Teilschritte,
Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten ist im Vorfeld trotzdem notwendig.
 
Weiterführende Literatur:

Gleich, R. / Hofmann, S. / Leyk, J. (Hrsg.): Planungs- und Budgetierungsinstrumente; Freiburg / Berlin / München 2006
 
Oehler, K.: Planung und Budgetierung: (Neue) Anforderungen an die Softwareunterstützung; in Gleich, R. / Hofmann, S. / Leyk, J. (Hrsg.): Planungs- und Budgetierungsinstrumente, S. 93-120; Freiburg / Berlin / München 2006
 
Schinzer, H. / Bange, C. / Mertens, H.: OLAP und Business Intelligence; München 2000
 
Waniczek, M.: Unternehmensplanung neu; Wien 2008
 
Autor: Mirko Waniczek